8 ميزات في مايكروسوفت أوفيس ربما لم تستخدمها من قبل

تشتهر شركة مايكروسوفت بعد نظام التشغيل 'ويندوز' (Windows) بمجموعة من التطبيقات المكتبية تُعرف باسم 'مايكروسوفت أوفيس' (Microsoft Office) التي سترافقك في جميع مراحل حياتك من المدرسة إلى الجامعة إلى الوظيفة وحتى شهادة الوفاة التي تُكتب بتطبيق 'وورد' (Word)، فلا يمكنك تخيل حاسوبك من دون 'وورد' و'إكسل' (Excel) و'باوربوينت' (PowerPoint) و'أكسيس' (Access).

بدأت رحلة 'مايكروسوفت أوفيس' في 19 نوفمبر/تشرين الثاني عام 1990 بنسخة بدائية ولكنها كانت ثورة في ذلك الوقت، ولحقها العديد من الإصدارات، آخرها إصدار 'أوفيس 2024″، وفي كل إصدار كانت تضيف مايكروسوفت تحديثات وميزات عن الإصدار السابق.

وفي حال كنت تستخدم أحد آخر إصدارات 'مايكروسوفت أوفيس' فمن المتوقع أن بعض هذه الميزات قد فاتتك، ولهذا سنذكر لك أبرز 8 ميزات في 'مايكروسوفت أوفيس' قد تكون جديدة بالنسبة لك.

البحث الذكي

ميزة البحث الذكي (Smart Lookup) هي واحدة من أهم الميزات في برنامج 'وورد'، وكما يوحي اسمها تقوم الميزة بالبحث عن كلمة أو عبارة تختارها وتوفر معلومات إضافية مثل معناها أو تعريفها وما إلى ذلك، وعلى عكس البحث التقليدي في غوغل، تُقدم ميزة البحث الذكي اقتراحات بناءً على سياق النص لديك.

وفي حال كنت غير متأكد من استخدام كلمة معينة في سياق محدد أثناء كتابة مقال، يمكنك استخدام البحث الذكي للتحقق من صحة الكلمة أو العثور على بديل أكثر ملاءمة للكلمة أو العبارة، ورغم أن البعض يجادل بأن بحث غوغل التقليدي أو الذكاء الاصطناعي مثل 'شات جي بي تي' يمكن أن يعطي النتائج نفسها، فإن هناك ميزتين لاستخدام البحث الذكي.

الأولى، أنها سريعة كونها تحدث داخل تطبيق 'وورد'، والثانية أنها تغنيك عن الانتقال إلى المتصفح والبحث ضمن مواقع مختلفة بأفكار متناقضة أحيانا وبالتالي إضاعة الكثير من الوقت.

الإملاء والنسخ

إذا كنت تبحث عن طريقة سريعة وفعالة لكتابة أفكارك على الصفحة بسرعة فإن ميزة الإملاء في تطبيق 'وورد' تتيح لك تحويل كلامك إلى نص، ولاستخدام الميزة انتقل إلى الصفحة الرئيسية واختر 'إملاء' وامنح أذونات الميكرفون لكي تبدأ بالتسجيل.

وتستطيع التحدث بصوت عالٍ وسيقوم تطبيق 'وورد' بالكتابة -تعتمد الدقة في الكتابة على لهجتك وسرعة كلامك- ويمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة في تمكين الترقيم التلقائي وتصنيف العبارات الحساسة.

وفي حال كنت بحاجة إلى أكثر من مجرد إملاء في الوقت الفعلي، فيمكنك استخدام ميزة النسخ (Transcribe) في 'وورد' و'ون نوت' للتركيز على الاستماع بدلا من تدوين الملاحظات، فهي تحول الكلام إلى نص مكتوب مع تحديد المتحدث مع الفواصل الزمنية، كما يمكنك تعديل أو إدراج أقسام في مستنداتك، بالإضافة إلى تسجيل الصوت ورفع ملفات صوتية مسجلة مسبقا.

المقارنة

توجد ميزة المقارنة في تطبيق 'وورد' التي تُسهل مقارنة مستندين مع مراجعة التغييرات وتحديد الاختلافات، ويمكن الوصول لهذه الميزة في قسم 'مراجعة' والنقر على مقارنة وسيظهر لك قسمان الأول لرفع الملف الأصلي والثاني لرفع الملف الذي تريد مقارنته مع الملف الأصلي.

وفي الأسفل ستجد العديد من خيارات المقارنة والمعايير التي ستساعدك في العثور على ما تبحث عنه بالضبط، وعند الضغط على 'موافق' ستُعرض الاختلافات على شكل تعليقات في قائمة جانبية، وفي حال كنت راضيا عن التعديلات يمكنك دمجها في الملف الأصلي.

حل العمليات الحسابية في 'ون نوت'

يُعد 'ون نوت' تطبيقا رائعا لتدوين الملاحظات، وهو مفيد جدا خاصة إذا كنت طالبا حيث يمكنه مساعدتك في حل مسائل الرياضيات أو إجراء العمليات الحسابية بسرعة.

وللاستفادة من هذه الميزة وحل العمليات الحسابية ما عليك سوى كتابة العملية الحسابية من دون مسافات وبعدها علامة يساوي '=' للحصول على الجواب، مثلا اكتب (25+75)/2= واضغط على 'إنتر' (Enter) لعرض الحل.

ومن جهة أخرى يمكن لتطبيق 'ون نوت' التعامل مع بعض المعادلات المعقدة، وفي حال كنت تملك حساب على 'مايكروسوفت وورك' (Microsoft Work) أو 'سكول' (School) فيمكنك الوصول إلى ميزة 'ماث أسيستنت' (Math Assistant) لحل العمليات الحسابية الأكثر تقدما.

علبة وارد المركز عليه

إذا كان صندوق الوارد لديك مليئا بالعروض الترويجية وتحديثات وسائل التواصل فقد تجد صعوبة في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة، ولهذا أضافت مايكروسوفت ميزة 'علبة الوارد المركز عليه' في تطبيق 'آوتلوك' (Outlock) التي تساعدك على تنظيم رسائلك الإلكترونية من خلال فرزها تلقائيا.

ويمكنك تفعيل هذه الميزة من الإعدادات واختيار الصندوق الوارد، ثم فتح علامة التبويب 'عرض' وانقر على إعدادات العرض في الزاوية العلوية، وفي خيار تخطيط اختر 'فرز الرسائل إلى مركز عليه وأخرى'.

تُحدد أولوية رسائل البريد الإلكتروني من خلال خاصية التصفية بناءً على تفاعلاتك السابقة مع جهات الاتصال والمرسِلين المهمين، ومع ذلك يمكنك أيضا نقل رسائل البريد الإلكتروني يدويا إلى علامة التبويب 'مُركز عليه' من خلال تحديد البريد الإلكتروني الذي ترغب بنقله والنقر عليه بزر الفأرة الأيمن واختيار إما 'مركز عليه' (Focused) أو 'أخرى' (Other) حسب المكان الذي تريد إرسال البريد الإلكتروني إليه.

الأجزاء السريعة والنص التلقائي

في بعض الحالات قد تحتاج إلى استخدام نفس كتلة النص عدة مرات في مستند واحد، على سبيل المثال إذا كنت تكتب عقدا وهناك بند معين تريد تكراره عدة مرات مع تغييرات طفيفة، فيمكنك حفظ كتلة نصية في معرض الأجزاء السريعة بدلا من تكرار المحتوى بالكامل، وبمجرد الانتهاء يمكنك إعادة استخدام الكتلة نفسها بنقرة زر واحدة، وهذه الميزة ستوفر عليك نسخ ولصق المحتوى عدة مرات، حيث قد يكون لديك معلومات أخرى لتخزينها في الحافظة.

ولتفعيل الميزة حدد كتلة النص التي تريد حفظها ثم انتقل إلى إدراج واختر أجزاء سريعة وانقر فوق الجملة أو العبارة أو التحديد الذي تريد إعادة استخدامه.

وبالنسبة للقطع الصغيرة مثل نص بسيط أو رسومات، فيمكنك استخدام النص التلقائي بدلا من الأجزاء السريعة وهذه ميزة مفيدة في حال كنت تكتب رواية أو قصة، حيث يمكنك وضع العبارات المميزة أو اسم المؤلف في خانة النص التلقائي.

أخبرني المزيد

يمكن أن يكون العدد الهائل من الوظائف والميزات في بعض تطبيقات 'مايكروسوفت أوفيس' مخيفا بعض الشيء، وهذا ينطبق بشكل خاص على التطبيقات المعقدة مثل 'إكسل' و'أكسيس'، مما يسبب الإحباط للأشخاص المبتدئين الذين يريدون احتراف 'أوفيس' أو الراغبين بالحصول على شهادة 'آي سي دي إل' (ICDL).

ولهذا أضافت مايكروسوفت ميزة 'أخبرني المزيد' لتسهل الوصول إلى الخيار الذي تبحث عنه، ورغم أن هذه الميزة واضحة بجانب القوائم فإن الكثيرين لا يلاحظونها أو لم يدفعهم فضولهم لتجربتها، ويمكنك النقر عليها ببساطة وكتابة ما تبحث عنه.

على سبيل المثال يمكنك كتابة تذييل الصفحة في تطبيق 'وورد' وستظهر جميع الخيارات المتعلقة بالتذييل، وبإمكانك الضغط على الخيار الذي تريده وسيوجهك إليه بدلا من البحث عنه في القوائم المعقدة.

'إينك ريبلاي'

بعض تطبيقات 'مايكروسوفت أوفيس' تتيح لك الرسم داخلها، على سبيل المثال يمكنك الرسم داخل تطبيق 'وورد' لإضافة أشكال إلى مستندك أو توقيع عقد، كما يسمح لك برنامج 'باوربوينت' بالرسم على الشرائح لإضافة عناصر إضافية لعروضك، ومن جهة أخرى يحتوي برنامج 'ون نوت' (OneNote) على ميزة رسم يمكن الاستفادة منها في إنشاء مخططات انسيابية أو رسومات بيانية عند تدوين الملاحظات.

ولنفترض أنك استخدمت ميزة الرسم في أي من هذه التطبيقات ورسمت مخططا انسيابيا، ولكنك غير قادر على معرفة الترتيب الذي رسمت به مخططك، أو أنك تريد أن تُظهر للآخرين كيف رسمت مخططك خطوة بخطوة. يمكنك فعل ذلك بمساعدة ميزة 'إينك ريبلاي' (Ink Replay)، فهذه الميزة تعيد عرض رسمك لكن بشكل متحرك بحيث يختفي الرسم ثم يُعاد ظهوره بالترتيب الذي رسمته، وتُعد هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للمدرسين لأنها تساعدهم في عرض المخططات للطلاب خطوة بخطوة.

المصدر: مواقع إلكترونية