دراسة توضح تأثير نوعية الاجتماعات على رفاهية الموظفين

كشفت دراسة أن الاجتماعات يمكن أن تُعزز رفاهية المشاركين أو تُضر بها في آن واحد، وفي الواقع، قد تؤدي المشاركة في اجتماعات كثيرة جدا إلى الإرهاق النفسي والنية في ترك المؤسسة؛ ومع ذلك، يمكن للاجتماعات الجيدة أيضا أن تزيد من تفاعل ورفاهية الموظفين، بحسب سبوتنيك.

يعلم كل من يعمل في أي مؤسسة أن الاجتماعات تتوالى بوتيرة محمومة، حيث يقضي المديرون، في المتوسط، 23 ساعة أسبوعيا في الاجتماعات. ويعتبر الكثير مما يحدث فيها ذا قيمة منخفضة، أو حتى عكسيا تماما، حسب ما ورد في صحيفة 'فايس'.

تكمن المفارقة في أن الاجتماعات السيئة تُولد المزيد من الاجتماعات، في محاولة لإصلاح الضرر الذي سببته الاجتماعات السابقة.

والمشكلة الحقيقية قد لا تكمن في عدد الاجتماعات، بل في كيفية تصميمها، وعدم وضوح هدفها، وأوجه عدم المساواة التي تعززها (غالبا دون وعي)، وفي مواجهة ما نسميه جنون الاجتماعات، لا يكمن الحل في إلغاء الاجتماعات تماما، بل في تصميمها بشكل أفضل.

يبدأ الأمر بسؤال بسيط، وإن كان غالبا ما يُنسى: لماذا نجتمع؟ بناء على سلسلة دراسات الباحثين التي غطت آلاف الاجتماعات، وجد الباحثون أن هنالك أربعة أنواع رئيسية من أهداف الاجتماعات:

مشاركة المعلومات

اتخاذ القرارات

التعبير عن المشاعر أو الآراء

بناء علاقات عمل جيدة

وأوضحوا أنه يجب اختيار طريقة وموعد الاجتماع وفقا لهدفه الرئيسي، وليس وفقا للعادة. علاوة على ذلك، تحدد الدراسة وسائل بسيطة لكنها فعّالة لتحسين تجربة الاجتماعات الجماعية:

مشاركة جدول أعمال ووثائق واضحة مسبقا، ليشعر المشاركون بالاستعداد للإسهام

موازنة المداخلات والإسهامات، وتشجيع المشاركة

احترام الأراء وتجنب الإقصاء

وأوضح الباحثون أن الشركات التي لا تسمع فيها سوى الأصوات العالية في الاجتماعات نادرا ما تكون ناجحة خارج قاعة الاجتماعات. على العكس من ذلك، يمكن للاجتماعات المُدارة جيدا أن تصبح مساحات للبناء المشترك، والاحترام المتبادل، والابتكار الجماعي.

كما لا ينبغي أن يكون الهدف هو عقد اجتماعات أقل، بل اجتماعات أفضل. اجتماعات تحترم وقت وجهد الجميع. اجتماعات تعطي صوتا للجميع. اجتماعات تبني التواصل، وتعزز انتاجية الشركة ورفاهية موظفيها.