دائما ما ينصح الخبراء بضرورة عمل نسخ احتياطي من البيانات المهمة بانتظام، حتى يظل المستخدم في مأمن من فقدان هذه البيانات أو سرقتها.

وتشمل هذه البيانات رسائل البريد الإلكتروني والدردشة وجهات الاتصال والصور ومقاطع الفيديو، ويعتبر الحد الأدنى لعملية النسخ الاحتياطي هو نسخ البيانات على وسيط تخزين خارجي.

ويقع المستخدم في حيرة من أمره عند اختيار وسيط خارجي تخزين البيانات؛ حيث تزخر أسواق الإلكترونيات بالعديد من الأنواع المختلفة مثل ذاكرة الحالة الصلبة، التي لا تشتمل على أجزاء متحركة، مثل وحدات الذاكرة USB أو أقراص الحالة الساكنة SSD، بالإضافة إلى الأقراص الصلبة التقليدية HDD، التي تضم أقراص دوارة.

وأشارت منظمة حماية المستهلكين البريطانية 'ويتش؟' إلى أن الفرق الأساسي بين هذه الأنواع يتمثل في سرعة كتابة البيانات أو تخزينها، وقد توصلت المنظمة البريطانية إلى هذه النتيجة بعد اختبار 20 وسيط تخزين بيانات خارجي.

وأوضح الخبراء أن أقراص الحالة الساكنة SSD، التي خضعت للاختبار، تقوم بتخزين البيانات بسرعة تبلغ 512 ميجابايت/الثانية، أي بمعدل 16 مرة أسرع من وحدات الذاكرة USB، والتي تعمل بسرعة 32 ميجابايت/الثانية، أما الأقراص الصلبة التقليدية HDD فإنها تخزن البيانات في المتوسط بسرعة أعلى ثلاث مرات من وحدات الذاكرة الفلاشية، وتصل إلى معدل 90 ميجابايت/الثانية.

وقد نجحت جميع الموديلات فيما يتعلق باختبار المتانة؛ حيث تم غمر جميع الأقراص الصلبة ووحدات الذاكرة الفلاشية بالماء وإسقاطها على الأرض عدة مرات.

وقد ضم الاختبار 10 أقراص صلبة بسعة تخزينية واحد تيرابايت (1000 جيجابايت) لكل منها، 10 وحدات ذاكرة فلاشية USB بسعة تخزينية 128 جيجابايت لكل منها، وقد تم تقسيم الأقراص الصلبة إلى 5 من أقراص الحالة الساكنة SSD، و5 من الأقراص الصلبة التقليدية HDD.

ووفقا لاختبار منظمة حماية المستهلكين البريطانية 'ويتش؟' فقد تصدر النتائج قرص الحالة الساكنة سامسونج T7 Gen 2 Portable SSD، وجاء بعده في المركز التالي الموديل Crucial X9 Portable External SSD.

وفي فئة الأقراص الصلبة التقليدية HDD تصدر نتائج الاختبار موديل توشيبا Canvio Basics Portable Hard Drive متقدما على موديل ويسترن ديجيتال Elements Portable External Hard Drive.

وجاء أفضل موديل في فئة وحدات الذاكرة الفلاشية USB: سامسونج USB Type-C Flash Drive، ومن بعده جاء موديل سانديسك Ultra Dual Drive Go USB Type A & C.

وأكد الخبراء أن النسخ الاحتياطي على وسيط تخزين خارجي واحد يعتبر هو الحد الأدنى المطلق، ولكن من الأفضل اتباع القاعدة المجربة 'ثلاثة، اثنان، واحد'.

وتشير هذه القاعدة إلى أن البيانات يجب أن تكون موجودة في ثلاث نسخ، الأصل بالإضافة إلى نسختين، وأن يتم تخزين هذه البيانات على اثنين من وسائط التخزين المختلفة، مثلا على القرص الصلب التقليدي HDD بجهاز الكمبيوتر وقرص حالة ساكنة SSD خارجي.

علاوة على أنه يجب تخزين نسخة واحدة من هذه البيانات في مكان مختلف، حتى تظل البيانات في مأمن، إذا نشب حريق في المنزل، وبالتالي يتم تدمير جميع النسخ في نفس الوقت.

ويمكن تخزين النسخة الاحتياطية الأخرى، التي يتم حفظها في مكان آخر خارج البيت، على خدمات الحوسبة السحابية، ومثل الخدمات، التي توفرها الشركات المطورة لأنظمة التشغيل الرئيسية، وتوفر هذه الخدمات العديد من الوظائف المفيدة مثل المزامنة التلقائية والمريحة للبيانات عبر أجهزة متعددة بالاشتراك مع الذاكرة عبر الإنترنت.

ومن جانبه، نصح المكتب الاتحادي لأمان تكنولوجيا المعلومات بألمانيا قبل استعمال مثل هذه الخدمات بضرورة الاطلاع على وظائف الأمان مثل التشفير والمعايير الخاصة بحماية البيانات لدى الشركة المقدمة لخدمات الحوسبة السحابية.

وأسهل طريقة لإنشاء نسخة احتياطية من البيانات على الحاسوب، هي نسخ جميع البيانات المراد نسخها احتياطيا وحفظها على وسيط تخزين خارجي بواسطة أمر اللصق.

ولكن من الأفضل أن يتم التخطيط لإجراء النسخ الاحتياطي للبيانات المهمة بصورة منتظمة أو تحديد موعد متكرر في التقويم، مثلا إجراء النسخ الاحتياطي شهريا في حالة استعمال الحاسوب المعني بشكل معتدل أو على فترات أقصر اعتمادا على كمية وسرعة البيانات، التي يتم إضافتها للحاسوب المعني.

ويوفر المكتب الاتحادي لأمان تكنولوجيا المعلومات تعليمات حول كيفية إنشاء النسخ الاحتياطي خطوة خطوة في أنظمة التشغيل المختلفة، مثل مايكروسوفت ويندوز وأبل 'ماك أو إس' وأبل 'آي أو إس' وجوجل أندرويد ولينوكس، وبمجرد إعداد وظيفة النسخ الاحتياطي، فإنه يمكن تكررها تلقائيا، وغالبا ما تشتمل الأقراص الصلبة الخارجية USB على برامج النسخ الاحتياطي.

بالإضافة إلى توافر العديد من البرامج من الشركات الأخرى، والتي تقوم بإجراء النسخ الاحتياطي بشكل تلقائي، ومنها على سبيل المثال البرنامج Duplicati المجاني مفتوح المصدر، والذي يتوافر لأنظمة التشغيل مايكروسوفت ويندوز وأبل 'ماك أو إس' ولينوكس، ويمكن لبرنامج Duplicati تشفير البيانات وإنشاء النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت في خدمات الحوسبة السحابية إذا لزم الأمر.