المعلومات هي المورد الأثمن لأي مؤسسة، ومع ذلك، وغالباً ما تكون هذه المعلومات والمعرفة القيّمة منتشرة عبر سلاسل من رسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والندوات الإلكترونية ومذكرات جدول الأعمال، وتستقر في أذهان الموظفين، وكذلك يتم تجميع هذه المعلومات ومشاركتها عبر الوسائل الرقمية ما يتيح للموظفين الوصول إليها بسرعة وسهولة، ومع التحول الكبير في مشهد الأعمال اليوم، تحتاج الكثير من المؤسسات إلى غرس مبادئ تبادل المعرفة لضمان الاستمرارية والتعاون داخل مكان العمل، بحسب سيدتي.

عبر السطور القادمة تطرقنا إلى بعض الطرق التي تساعد المديرين وصُنّاع القرار على ضمان وصول المعلومات والرسائل إلى الموظفين بشكل صائب عبر خمس استراتيجيات هامة.

خمس استراتيجيات أساسية

نقلاً عن الشبكة الاحترافية المهنية 'لينكد إن' هناك خمس استراتيجيات أساسية للتخلص من الفوضى وتأكيد وصول الرسالة من المعلومات بشكل صحيح:

تواصل من وجهة نظر الآخر

ادخل إلى عقول وقلوب الموظفين، وقم بإنشاء رسائل بناءً على المستويات الثقافية التي أتوا منها، وفي هذا السياق يُنصح باستخدام لغة مفهومة وموحدة وبسيطة لكل الموظفين والابتعاد عن إدراج المصطلحات العميقة في رسائل البريد الإلكتروني.

حافظ على بساطة الرسائل وتناسقها ووضوحها

يساعدك فهم الموظفين على التركيز على الرسائل الأكثر تأثيراً، في هذه الحالة وحتى يحصل المديرون على المخرجات المطلوبة من الموظفين بدقة، ينصح بالتعامل معهم بطريقة مشابهة لعملية التسويق للعملاء، حيث ينبغي الحرص على تضمين عناوين رئيسية في الرسائل الموجهة إليهم، وإن تطلب الأمر إدراج ملاحظات صوتية أو مقاطع فيديو موضحة للمطلوب، جنباً إلى جنب مع الابتعاد عن الحشو وإبقاء المعلومات مختصرة ووافية، فهذا الآلية تُساعد بشكل كبير الموظفين خاصة تلك الفئة التي تعمل عن بُعد أو بمرونة عالية.

التواصل مع الموظفين عبر الوسيلة التي يختارونها

يحتاج بعض الأشخاص إلى سماع الرسائل وجهاً لوجه، بينما يستوعبها آخرون بشكل أفضل، يتفقد بعض الموظفين بريدهم الإلكتروني دائماً، في حين يلجأ آخرون إلى شبكات التواصل الاجتماعي الداخلية للاطلاع على آخر الأخبار والتواصل، لا تفترض أبداً أن رسالة واحدة تُوجَّه بطريقة واحدة ستلقى صدى لدى الجميع؛ فقد تحتاج إلى إيصال الرسالة نفسها بطرق متعددة للوصول إلى الجميع وفهمهم وسماعهم.

متابعة الرسائل من خلال جمع التعليقات

لا توجد طريقة أفضل لمعرفة ما سمعه الموظفون من طرح الأسئلة عليهم، تُعدّ الأسئلة وسيلةً لجمع المعلومات، وتساعدك على معرفة ما يُثير اهتمامهم، ولمزيد من الإنصات المنهجي، تُقدّم الممارسات المُستهدفة، مثل مجموعات التركيز والاستطلاعات والاجتماعات مع الفرق، رؤيةً لا مثيل لها حول نجاح أي تواصل، لذا وجب التنويه أنّ التواصل الجيد يتطلب عملاً شاقاً في البداية، ويتطلب المتابعة.

دمج المعلومات في رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني

أفضل طريقة لضمان وصول رسالتك هي التأكد من أن الناس يعرفون أين يبحثون عنها، أنشئ رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني، تُجمع فيها الاتصالات الداخلية بين الأقسام في الوقت نفسه أسبوعياً أو دورياً بحيث تتضمن كل التحديثات وتؤكد المعارف التي يجب نقلها لهم.