طرق تنظيم مهامك في العمل

إدارة الوقت هي عملية تخطيط وتنظيم وممارسة التحكم الواعي للوقت الذي تقضيه في عمل محدد بشكل أكثر ذكاء، وذلك يساعدك على زيادة كفاءتك في العمل وتحقيق التوازن المطلوب بين العمل وحياتك الشخصية...وبحسب الدكتور أيمن الدهشان، خبير التنمية الإدارية، يتيح لك تنظيم إدارة وقتك في العمل على تحسين أدائك وتحقيق أهدافك المرجوة بأقل جهد، ومن خلال إستراتيجيات أكثر فاعلية،..هناك عدد لا يمكن حصره من الطرق والأفكار لكي تنظم وقتك، ولأن الشخصيات تختلف، فإن كل طرق تنظيم الوقت لا تناسب كل الأشخاص، لذلك يوجد عدة نصائح لتنظيم الوقت

أهم قواعد تنظيم الوقت هي تحديد المهام الأكثر أهمية والبدءبها، حددي أكثر مهمتين أو الثلاث الأكثر أهمية، وقومي بتنفيذها أولاً.

بمجرد تنفيذك أهم مهامك؛ فإن يومك سيكون ناجحاً بالفعل، بوسعك أن تنفذي مهامّ أخرى أو تؤجلي تنفيذها إلى يوم آخر، أنت كنت بالفعل ناجحة وأنجزت مهامك الأكثر أهمية.

يحتاج الإنسان من (7) إلى (8) ساعات نوم في اليوم؛ لكي يستريح جسده وعقله، ولكن بعض الأشحاص يعتقدون أن بتوفيرهم ساعتين أو ثلاث ساعات من النوم؛ هم يوفرون وقتاً لتنفيذ مهام أكثر.

وهذا غير صحيح؛ فكلما أخذ جسدك وعقلك القسط الكافي من النوم، كان في استطاعتهم التركيز وتنفيذ ما تطلبه منهم، لذلك استمع إلى جسدك وعقلك ولا تقلل من قيمة النوم.

وقد وجد باحثون أن قلة النوم تؤدي إلى سلوك منحرف في العمل، فالأشخاص الذين ينامون ست ساعات أو أقل يكون لديهم سلوك منحرف في العمل، مقارنة بالذين ينامون أكثر من ست ساعات في اليوم.

اجعلي كل تركيزك في المهمة التي تقوم بها

اعزلي نفسك عن كل ما يشتت انتباهك وتركيزك، أغلقي نوافذ متصفح الإنترنت التي لا تستعملينها، ضعي هاتفك بعيداً، ابحثي عن مكان هادئ للعمل، إذا كنت من محبي الموسيقى؛ استمعي إلى موسيقى هادئة.

اجعلي كل تركيزك على مهمة واحدة لتستطيع أن تنجزها دون أي مؤثرات خارجية تشتت انتباهك.

غالباً ما تأخذ المهام وقتاً أكثر مما ينبغي لكي يتم إنجازها، وأحياناً يرجع ذلك إلى الاهتمام بالتفاصيل الصغيرة التي من الممكن أن تهتمي بها بعد إنجاز الجزء الأكبر والأهم من المهمة.

سوف يكون ذلك أفضل لك بكثير إذا نظرت إلى مجمل المهمة واستطعتإنجازها، ثم النظر إلى التفاصيل الصغيرة.

مهمتك الرئيسية في عملك حولها إلى عادة يومية تقوم بها بانتظام، حتى لو في الإجازات مثلاً مهمتك الرئيسية في عملك هي الكتابة أو الترجمة أو العزف على آلة موسيقية أو رياضة معينة. اجعل القيام بهذه المهمة عادة يومية تؤديها بانتظام.

وذلك لتحسين مهاراتك ولكي تكتسبي خبرات أوفر في مجالك تساعدك على إنجاز أي مهمة تُطلب منك.

مشاهدة التلفاز أو تصفح مواقع التواصل الاجتماعي من إحدى أكثر الوسائل التي تستنزف الوقت، عليك أن تصبحي أكثر وعياً بالوقت الذي تقضيه في هذه الأنشطة.

ببساطة عندما تراقبي نفسك، سوف تعرفي كم من الوقت يستنزف منك بلا جدوى، وعند معرفتك ذلك سوف تبدأ بالقيام بهذه الأنشطة بشكل أقل.

بدلاً من بدايتك مهمة وقولك 'سأظل هنا حتى تنتهي المهمة'، يمكنك تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمتك.

فإذا قمت بتحديد ساعة أو ساعتين لكي تنجز خلالها المهمة المطلوبة منك، فسوف يكون ذلك حافزاً لزيادة تركيزك، ويكون أكثر فاعلية، حتى لو انتهى بك الأمر بإضافة المزيد من الوقت.

عندما تتحمسين لإنجاز العمل أو المهمة المطلوبة منك، من الصعب تقدير كم من الوقت سوف تستغرق في تنفيذ مهمتك.

عند السماح لنفسك بالتوقف والاستراحة، فإنك تسمحين لعقلك بأخذ قسط من الراحة لاستكمال تنفيذ ما هو مطلوب منك، وذلك صحي أكثر لعقلك ونفسيتك.

كوني واقعيةفي تحديد وقت مهامك..اسمح لنفسك بتحديد وقت واقعي لتنفيذ كل مهمة، إذا كنت تعتقدين أن مهمة معينة سوف تستغرق نصف ساعة أو ساعة، فعليك أن تحددي لها ساعة كاملة لتنفيذها.

كونك واقعيةفي تحديد فترة زمنية معينة لتنفيذ المهمة، سوف يمنعك من الإحباط أو التأخر عن تنفيذ مهامك.