كيفية إدارة الوقت بفاعلية؟

إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أداء أنشطة محددة، علماً أن حسن إدارة الوقت يمكّن الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر ويقلل التوتر ويقود إلى النجاح الوظيفي.

فوائد إدارة الوقت

تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى تحسين الكفاءة والإنتاجيّة وتقليل التوتر والنجاح في الحياة. في الآتي، بعض فوائد إدارة الوقت، بفعاليّة:

• تخفيف التوتر: عمل جدول مهام واتباعه يقلل من القلق، بخاصّة عندما ترى أنك تحرز تقدماً ملموساً.

• المزيد من الوقت: تمنح الإدارة الجيدة للوقت المزيد منه لممارسة الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى.

• المزيد من الفرص: مهارات إدارة الوقت أي القدرة على تحديد الأولويات وجدولة العمل هي من الصفات الرئيسة التي يبحث عنها أصحاب العمل.

• القدرة على تحقيق الأهداف: الأفراد الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، وهم يقومون بذلك في فترة زمنية أقصر.

كيفية إدارة الوقت بفاعلية؟

1. تحديد الأهداف

ضع أهدافاً قابلة للتحقيق والقياس.

2. إعطاء الأولوية بحكمة

حدّد أولويات المهام بناءً على الأهمية والإلحاح. على سبيل المثال، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما هو 'هام وعاجل'، وقم بالمهمات الواقعة تحت هذه الفئة على الفور. ثمّ، قرر متى تقوم بالمهمات المندرجة تحت فئة 'هام ولكن ليس عاجلاً'. أما المهمات في خانة 'عاجل، لكن غير مهم'، فيمكن تفويض أحد بالقيام بها. وفي شأن المهمات تحت فئة 'ليست عاجلة أو مهمة'، فيمكن تأجيل القيام بها.

3. تعيين حد زمني لإكمال المهمة

يساعد تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على أن يكون المرء أكثر تركيزاً وفعاليّة، فبذل الجهد الإضافي لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاج إلى تخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضاً في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. وبذا، يمكنك وضع خطط للتعامل معها.

على سبيل المثال، افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات لتقديمها للاجتماع، فيما أنت تدرك أنك ستتمكن من إنجاز أربع منها في الوقت المتبقي قبل الاجتماع، بالتالي قد تتمكن بسهولة من تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر. ومع ذلك، إذا لم تزعج نفسك بفحص الوقت، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك المشكلة حتى ساعة واحدة قبل الاجتماع. في هذه المرحلة، قد يكون من الصعب للغاية العثور على شخص ما لتفويض إحدى المراجعات له.

4. الاستراحة بين المهام

عند القيام بالكثير من المهام من دون استراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. اسمح للاستراحة لبعض الوقت بين المهام، وذلك لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. ضع في اعتبارك أن تأخذ قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل.

5. تنظيم نفسك

استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل؛ اكتب المواعيد النهائية للمشاريع أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل. فكر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى التخطيط لاجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تعرف فيه أن المدير المالي للشركة متاح.

6. التخطيط للمستقبل

تأكد من أن تسيّرك كل يوم فكرة واضحة عما عليك القيام به، وبالتالي وفي نهاية كل يوم عمل يجب كتابة قائمة 'المهام' ليوم العمل التالي.